Лекция: Упражнения по базам данных MS ACCESS (методичка)
Упражнения по базам данных MS ACCESS.
Упражнение 1 Система управления базами данных MS Access
Тема:
Создание таблиц
· Структура таблиц
· Поля
· Типы данных
· Свойства данных
Задание 1
Создать на своей дискете пустую базу данных. Для этого выполнить
следующие действия:
1. Запустить программу MS Access
2. Создать новую базу данных
( Файл/создать базу данных)
3. Из раскрывающегося списка ПАПКА выбрать диск 3.5.
4. В поле
имя файла ввести имя базы данных
“фамилия_группа_БАЗА ДАННЫХ”, нажать кнопку создать .
5. Окно базы данных состоит из
шести вкладок, выбрать
вкладку
«таблица» и нажать кнопку создать
6. В окне «новая таблица» выбрать пункт
«конструктор»
7. Создать структуру таблицы, для этого надо заполнить столбцы
«имя поля» и
«тип данных» следующим образом:
Имя поля | Тип данных |
Фамилия | Текстовый (щелкните мышкой) |
Имя | Текстовый |
Отчество | Текстовый |
Дата рождени | Дата/время |
Адрес | Текстовый |
Телефон | Текстовый |
Группа | Числовой |
8. Завершив ввод структуры таблицы, сохраните ее с именем
«фамилия_группа_база_таблица_анкета», выполнив команду
Файл/Сохранить. В ответ на вопрос “
Создать ключевое поле сейчас
” нажмите кнопку
да.
В вашей таблице появится поле с именем
“код”. Это поле
называется
первичным ключом и однозначно идентифицирует каждую
запись в таблице.
Тип данных у этого поля обозначен как
“Счетчик”. Это означает, что каждый раз при создании новой записи
значение счетчика будет увеличиваться на
1. В результате у
каждой записи формируется свой номер, который и является первичным
ключом.
Поля обладают
свойствами. От свойств полей зависит, какие типы
данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно
делать с данными, содержащимися в поле.
Например
маска ввода для поля типа “дата” облегчает ввод дат,
позволяет Вам не заботиться о разделителях дня, месяца, года.
Задание 2
1. Определить свойства полей на вкладке “Общие” следующим образом:
Поле | Свойства полей |
Размер | Формат поля | Маска ввода | Подпись | Значение по умолчанию | Обязательное поле | Индексированное поле |
Фамилия | 30 | | | Фамилия | | да | Да(совпадения допускаются) |
Имя | 12 | | | Имя | | да | нет |
Отчество | 30 | | | Отчество | | нет | нет |
Дата рождения | | Краткий формат даты | Краткий формат | Дата рождения | | да | нет |
Адрес | 50 | | | Адрес | | да | нет |
Телефон | 6 | | | | | нет | нет |
Группа | Целое | основной | | Группа | Номер вашей группы | да | Да(совпадения допускаются) |
Задание 3
1. Открыть таблицу “
Вид/ режим таблицы”.
2. Заполнить строки .
Будьте внимательны при заполнении столбца
“дата рождения” -
разделители проставляются автоматически.
На предложение системы дать имя созданной таблице ввести имя
«анкета» СОХРАНИТЬ!!!! (файл.сохранить)
Задание 4
1. На основе созданной таблицы создайте список фамилий студентов
Вашей группы, для этого в режиме конструктора для поля “фамилия”
откройте
вкладку “подстановка”и установите следующие
свойства для поля “
фамилия”
Тип элемента управления | Поле со списком |
Тип источника строк | Таблица/запрос |
Источник строк | 1. Щелкните мышкой, 2. Нажмите кнопку ... 3. В появившемся окне “построителя запросов” : · добавить таблицу “Анкета”, · закрыть окно “добавление таблицы” · перетащить с помощью мыши поле “фамилия” в “поле” бланка запроса · в поле “вывод на экран” должна стоять галочка 4 |
Ограничиться списком | Нет |
4. В результате выполнения Задания 4 в таблице “
Анкета”
в поле
“фамилия” при щелчке мышью должна появиться кнопка,
обеспечивающая выбор из списка. Проверьте это.
ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ!!!!!!!!
Упражнение 2 Система управления базами данных MS Access
Тема: Использование форм для ввода и редактирования данных
· Способы задания форм
· Кнопки перемещения по записям
· Переход из формы в режим таблицы
· Работа со списками
Задание 1
Создать форму для заполнения таблицы «Анкета»
· Откройте окно базы данных
· Перейдите на вкладку «формы»
· Нажмите кнопку
создать.
· Выбрать
Автоформа: ленточная, в качестве
«источника
данных» выберете таблицу
«анкета».
Задание 2
Разберитесь с кнопками перемещения по записям
4 | Переход на одну запись вперед | 4y | Переход на последнюю запись |
3 | Переход на одну запись назад | 4Y | Переход на чистую страницу, где можно ввести новую запись |
y3 | Переход на первую запись | |
Задание 3
1. Создайте таблицу для ввода групп, имеющихся на третьем курсе:
· выбрать вкладку «таблицы»,
· нажать кнопку
создать.
· в окне
«новая таблица» выбрать пункт
«конструктор»
· создать структуру таблицы, для этого надо заполнить столбцы
«имя поля» и
«тип данных» следующим образом:
Имя поля | Тип данных |
Группа | Текстовый (щелкните мышкой) |
· В ответ на вопрос “
Создать ключевое поле сейчас” нажмите
кнопку
нет.
·
Таблицу назвать «группы»
Задание 4
Создать форму для заполнения таблицы «группы», заполнить эту
форму, выполнив следующие действия:
· Выбрать вкладку
«формы»
· Нажать кнопку
создать.
· Выбрать
«автоформу : в столбец», в качестве
источника данных выбрать таблицу «
группы»
· Введите данные в форму «группы»
Задание 5
Обратите внимание на то, что если вы в поле «фамилии» введете
новую фамилию, то она не появится в раскрывающемся списке фамилий.
Убедитесь в этом!!
Задание 6.
Создадть самозаполняющийся список фамилий, чтобы при вводе новой
фамилии эта фамилия автоматически попадала в список .и впоследствии
эту фамилию можно было бы выбрать из списка, а не набирать заново.
Для этого выполните следующие дейчтвия:
1. Создайте
форму, основанную на таблице
«анкета» с
именем
«форма для добавления записей». Эта форма будет
использоваться для добавления в список новых пунктов.
2. Создайте группу макросов. Будьте очень внимательны при
выполнении этого пункта!!!
· Выбрать вкладку
«макросы», нажать кнопку
создать.
· Ввести макрокоманду
«открыть форму»
ü
Имя формы: « форма для добавления записей»
ü
Режим: Форма
ü
Режим данных: Добавление
ü
Режим окна: Обычное
· Закрыть окно и сохранить макрос с именем
«Добавление»
· Создать следующий макрос:
· Ввести макрокоманду
«Выполнить команду»
ü
Команда «Сохранить запись (Save Record)»
· Ввести макрокоманду
«Выделить обьект»
ü
Тип обьекта: Форма
ü
Имя обьекта: Анкета
ü
В окне базы данных: Нет
· Ввести макрокоманду
«Обновление»
ü
Имя элемента: Фамилия
· Закрыть окно и сохранить макрос с именем
«Закрытие»
3. Переключитесь в форму
«Форма для добавления записей» в
режиме конструктора.
4. Выбрать режим
«вид/свойства»
5. Открыть вкладку
«События»
6. Добавить макрос
«Закрытие» в свойство
«Закрытие формы»
7. Закрыть форму
8. Откройте в режиме конструктора форму
«Анкета»
9. Щелкните «правой мышкой» по полю
«фамилия» выберете пункт
«свойства»
· Открыть вкладку
«События»
· Указать имя макроса
«Добавление» в поле ввода свойства «
Двойное нажатие кнопки»
Задание 7.
1. Проверьте работу созданных Вами макросов по созданию
самозаполняющегося списка.
· Переключитесь в режим формы
« анкета»
·
Дважды щелкните мышкой по полю
«фамилия»,
введите фамилию
«Клинтон»,
· Заполните остальные
обязательные поля для записи с
фамилией
«Клинтон»
· закройте форму. Вы опять в главной форме
«Анкета»
· Попробуйте раскрыть список фамилий, щелкнув мышкой по кнопке
t .
Если Вы аккуратно выполнили Задание 6, то в списке Вы обнаружите
фамилию «Клинтон»
2. Закройте форму, сохранив внесенные изменения. ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ!!!!!!!!
Упражнение 3 Система управления базами данных MS Access
Тема: Проектирование многотабличных баз данных
· Мастер таблиц.
· Мастер форм.
· Модификация структуры таблицы
Задание 1
1. Создать таблицу «Преподаватели»: Используйте Мастер таблиц.
· Выбрать для создания таблицы образец
«Сотрудники» и
выбрать из предложенного перечня полей следующие:
ü Фамилия
ü Имя
ü Отчество
ü Должность
ü Название отдела (переименовать, как “
кафедра”)
· Назвать созданную таблицу
“Преподаватели” Связи
не
определять, т.е. нажать кнопку Далее.
· Выбрать режим
“непосредственный ввод данных в таблицу”
· В режиме конструктора определить тип данных для каждого поля
Имя поля | Тип данных |
Фамилия | Текстовый (щелкните мышкой) |
Имя | Текстовый |
Отчество | Текстовый |
Должность | Текстовый |
Кафедра | Текстовый |
· Определить свойства полей на вкладке
“Общие” в режиме
конструктора следующим образом:
Поле | Свойства полей |
Размер | Формат поля | Маска ввода | Подпись | Значение по умолчанию | Обязательное поле | Индексированное поле |
Фамилия | 30 | | | Фамилия | | да | Да(совпадения допускаются) |
Имя | 12 | | | Имя | | да | нет |
Отчество | 30 | | | Отчество | | Да | нет |
Должность | 20 | | | Должность | | нет | нет |
Кафедра | 50 | | | Кафедра | | Да | нет |
· Для поля
«кафедра» изменить элемент управления следующим
образом:
ü Откройте вкладку
«Подстановка» и установите следующие
свойства для поля «кафедра»
Тип элемента управления | Поле со списком |
Тип источника строк | Список значений. |
Источник строк | Введите список кафедр, используя в качестве разделителя точку с запятой “ ; “ |
Ограничиться списком | Да |
Задание 2
1. Создайте форму для заполнения таблицы «Преподаватели».
· Выбрать вкладку «
Формы», и создать форму, используя
Мастер форм, определив в
качестве источника таблицу «
Преподаватели»
· Отметить мышкой все поля для создания формы
· Выбрать вид формы
«ленточная»
· Стиль выбрать на свое усмотрение
· Имя формы
«Преподаватели»
· Дальнейшие действия
«Открыть форму для просмотра»
2. Заполните форму. Обратите внимание на то, столбец
«кафедра
» заполняется путем подстановки из сформированного Вами списка.
ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ!!!!!!!!
Упражнение 4 Система управления базами данных MS Access
Тема: Проектирование многотабличных баз данных
· Элемент управления типа – «
поле со списком»
Задание 1
1. Создать таблицу «Дисциплины» в режиме конструктора с параметрами
Имя поля | Тип данных |
Дисциплина | Текстовый |
2. Определить свойства полей таблицы “
Дисциплины” на вкладке “
Общие” следующим образом:
Поле | Свойства полей |
Размер | Подпись | Обязательное поле | Индексированное поле |
Дисциплина | 20 | Дисциплина | Да | Да(совпадения не допускаются) |
3. Создайте
форму для заполнения таблицы «
Дисциплины». Для этого:
· Перейдите на вкладку «
формы»
· Нажмите кнопку
создать.
· Выбрать
Автоформа: ленточная, в качестве
«источника
данных» выберете таблицу
«Дисциплины».
4. Введите названия дисциплин, которые читаются на третьем курсе в
форму
Задание 2
1. Создайте таблицу
«Экзамен» в режиме конструктора таблиц
с параметрами
Имя поля | Тип данных |
Дисциплина | Текстовый |
Группа | Числовой |
Студент | Текстовый |
Результат контроля | Текстовый |
2. Определить
свойства полей на вкладке “
Общие” следующим образом:
Поле | Свойства полей |
Размер | Формат поля | Подпись | Обязательное поле | Индексированное поле |
Дисциплина | 15 | | Дисциплина | Да | Да(совпадения допускаются) |
Группа | 3 | | Группа | Да | Да(совпадения допускаются) |
Студент | 30 | | Студент | Да | Да(совпадения допускаются) |
Результат контроля | 10 | | Результат контроля | Да | Да(совпадения допускаются) |
Так как у Вас в базе уже
имеется таблица с
перечнем
групп, таблица с
перечнем дисциплин, а также таблица «
Анкета»
с перечнем студентов этим надо воспользоваться для
автоматического заполнения полей «
группа», «
дисциплина» и «
Студент» в создаваемой Вами таблице «
Экзамен» Это можно
сделать с помощью
элемента управления полем
Задание 3
1. Для поля «
группа» изменить элемент управления:
· Откройте вкладку
«Подстановка» и установите следующие
свойства для поля «
группа»
Тип элемента управления | Поле со списком |
Тип источника строк | Таблица/запрос. |
Источник строк | 5. Щелкните мышкой, 6. Нажмите кнопку ... 7. В появившемся окне “построителя запросов” : · добавить таблицу “Группы”, · закрыть окно “добавление таблицы” · перетащить с помощью мыши поле “Группа” в “поле” бланка запроса в поле “вывод на экран” должна стоять галочка 4 |
Ограничиться списком | Да |
2. Аналогично изменить элемент управления для полей «дисциплина»
и «студент», используя в качестве строк соответственно таблицы
«дисциплины» и «анкета».
3. Для поля
«результат контроля» изменить элемент управления
следующим образом:
· Откройте вкладку
«Подстановка» и установите следующие
свойства для поля «результат контроля»
Тип элемента управления | Поле со списком |
Тип источника строк | Список значений. |
Источник строк | Введите список оценок, используя в качестве разделителя точку с запятой “ ; “ (отлично;хорошо;удовлетворительно;неудовлетворительно) |
Ограничиться списком | Да |
Задание 4
1. Создайте
форму для заполнения таблицы «
Экзамен»
· Перейдите на вкладку «формы»
· Нажмите кнопку
создать.
· Выбрать
Автоформа: ленточная, в качестве
«источника
данных» выберете таблицу
«Экзамен».
Задание 5
1. Пользуясь созданной в Задании 4 формой «
Экзамен» введите
данные по двум дисциплинам
на Ваш выбор по
всем
студентам
своей группы в таблицу «
Экзамен», . Оценки
проставлять произвольно (
желательно разнообразные).
Упражнение 5 Система управления базами данных MS Access
Тема: Проектирование многотабличных баз данных
· Элемент управления типа поле со списком
· Элемент управления типа - флажок
Задание 1
1. Создайте таблицу «
Зачет» в режиме конструктора таблиц с
параметрами
Имя поля | Тип данных |
Дисциплина | Текстовый |
Группа | Числовой |
Студент | Текстовый |
Результат | Логический |
2. Определить свойства полей на вкладке “
Общие” следующим образом:
Поле | Свойства полей |
Размер | Формат поля | Подпись | Обязательное поле | Индексированное поле |
Дисциплина | 15 | | Дисциплина | Да | Да(совпадения допускаются) |
Группа | 3 | | Группа | Да | Да(совпадения допускаются) |
Студент | 30 | | Студент | Да | Да(совпадения допускаются) |
Результат | | Да/Нет | Результат | Да | Да(совпадения допускаются) |
Так как у Вас в базе уже имеется таблица с
перечнем групп,
таблица с
перечнем дисциплин, а также таблица «
Анкета»
с перечнем студентов этим надо воспользоваться для автоматического
заполнения полей «
группа», «
дисциплина» и «
Студент»
в создаваемой Вами таблице «
Зачет»
Это можно сделать с помощью
элемента управления полем
3. Для поля «
группа» изменить элемент управления:
ü Откройте вкладку
«Подстановка» и установите
следующие свойства для поля «группа»
Тип элемента управления | Поле со списком |
Тип источника строк | Таблица/запрос. |
Источник строк | 8. Щелкните мышкой, 9. Нажмите кнопку ... 10. В появившемся окне “построителя запросов” : · добавить таблицу “Группы”, · закрыть окно “добавление таблицы” · перетащить с помощью мыши поле “Группа” в “поле” бланка запроса · в поле “вывод на экран” должна стоять галочка 4 |
Ограничиться списком | Да |
4. Аналогично изменить элемент управления для полей «дисциплина» и
«студент», используя в качестве строк соответственно таблицы
«дисциплины» и «анкета».
Задание 2
1. Создайте форму для заполнения таблицы «Зачет»
· Перейдите на вкладку «
формы»
· Нажмите кнопку
создать.
· Выбрать
Автоформа: ленточная, в качестве
«источника
данных» выберете таблицу
«Зачет».
2. Пользуясь созданной формой «
Зачет» введите данные по
всем студентам своей группы по двум дисциплинам на свой выбор .
Зачет отмечайте флажком 4.
У такой формы контроля, как «
зачет» может быть
два
состояния: «
зачет» или «
незачет». Для индикации состояния,
которое может иметь одно из двух допустимых значений, используется
элемент управления типа
флажок, в чем Вы и убедились
Теперь сделаем так, чтобы
рядом с флажком появлялась надпись «
зачет», а если флажка нет ( то есть Вы не отметили его галочкой
), то пусть появляется надпись «
незачет»
Задание 3
Для того, чтобы посредством флажка ввести поле одно из двух значений
надо воспользоваться функцией управления
Iif , а для
этого следует выполнить следующие действия:
1. Откройте форму «
Зачет» в режиме
конструктора
2. Справа от поля типа флажок ( 4 .) добавить элемент типа «
поле»:
· Щелкните мышкой по значку аб на панели инструментов и
справа
от флажка еще раз щелкните мышкой, появится поле с произвольной
надписью ( поле...).
3. Нажмите «
правую мышку» на этом поле, раскройте пункт
«
свойства», Введите в свойство «
данные» следующее
выражение
=Iif([Результат];”Зачет”;”Незачет”) .
4. Установить для свойства “
Вывод на экран” для
надписи
( надпись находится слева от поля ) поля значение “
нет”
Задание 4
1. Просмотрите форму «Зачет» в режиме формы. Теперь
установленный
флажок будет соответствовать значению «зачет», а
снятый флажок –
значению «незачет».
2. Пользуясь новым элементом управления «флажок» проставьте
результаты по зачету заново
СОХРАНИТЬ!!!!
Упражнение 6 Система управления базами данных MS Access
Тема: Проектирование многотабличных баз данных
· Связи между таблицами
Таблица состоит из строк и столбцов и имеет уникальное имя в базе
данных. База данных содержит множество таблиц, связь между которыми
устанавливается с помощью совпадающих полей. MS Access поддерживает
четыре типа отношений между таблицами:
Один-к-одному (каждая запись в одной таблице соответствует только
одной записи в другой таблице
Один-ко-многим (каждая запись в одной таблице соответствует многим
записям в другой таблице)
Много-к-одному (аналогична записи «один-ко-многим)
Много-ко-многим ( одна запись из первой таблицы может быть
связана более чем с одной записью из второй таблицы либо одна запись
из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из
первой таблицы )
Тип отношения «один-ко-многим» является наиболее общим
Рассмотрим на конкретном примере,
для чего может понадобиться связь
между таблицами.
Допустим Вы уже по всем группам заполнили таблицы «Экзамен», и
«Зачет» полностью и выяснилось, что одна из дисциплин в таблице
«дисциплины» названа неверно, что в свою очередь отразилось на
заполнении таблиц «Зачет», либо «Экзамен». Аналогичная ситуация может
случиться с фамилией студента и.т.д...
Как сделать, чтобы исправив название дисциплины в таблице
«Дисциплины», либо, изменив фамилию студента в таблице «Анкета»,
таблицы « Зачет» и «Экзамен» были бы исправлены автоматически. Для
этого надо установить связи между таблицами:
Задание 1
Установите связь между таблицами «
Зачет»
–[ «
Дисциплины», «
Анкета» ]
Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда поле , по
которому устанавливается связь ( со стороны отношения «один») должно
иметь свойство:
Индексированное поле - Да, совпадения не допускаются»
Это относится к полю «
фамилия» в таблице «
анкета»
и полю «
дисциплина» - в таблице «
дисциплины»
Проверьте наличие этих свойств в ваших таблицах, прежде, чем
приступить к выполнению задания
1. Для этого выполните следующие действия:
· Перейти в режим «
Таблицы»
· Если у вас есть
открытые таблицы, или формы -
закройте их.
· Нажмите кнопку «
Схема данных» на панели управления.
· Пользуясь «
правой мышкой»
добавьте в схему
все таблицы «
Зачет» ,«
Анкета», «
Дисциплины»
·
Закройте окно «
Добавление таблицы» В схеме
данных должны появиться
три схемы выше указанных таблиц.
· Поместите указатель мыши на поле «
Дисциплины» таблицы «
Зачет» и, нажмите
левую кнопку и,
не отпуская ее,
перетащите появившийся значок поля на поле «
Дисциплина» таблицы
«Дисциплины». Появится диалоговое окно «
Связи»
· Поставьте флажок «
Обеспечение целостности данных»
· Поставьте флажок «
Каскадное обновление связанных полей»
· Нажмите кнопку
Обьединение.
· Выберете опцию 3,
OK.
· Нажмите кнопку
Создать. , чтобы подтвердить создание связи.
· Перейдите в окно «
Схема данных», Вы должны увидеть
появившуюся связь «один-ко-многим»
2. Аналогично создайте связь между полем «фамилия» таблицы
«анкета» и полем «студент» таблицы «Зачет».
(последовательность
действий та же, что и при установлении связи между таблицами
«Дисциплины» – «Зачет», только связываются другие поля)
Задание 2
Если Вы правильно выполнили задание 1, то:
После установления связи изменение полей
«фамилия» и «
дисциплина
» соответственно в таблицах «анкета» «дисциплины»
автоматически
повлечет связанных с этими полями полей «
дисциплина» и «
студент»в таблице «
Зачет». В свою очередь Вы не сможете
ввести в таблицу «
Зачет»
новые фамилии, или
дисциплины, если они
отсутствуют в таблицах «
Анкета»
и «
Дисциплины»
Проверьте это!!!!!.
Задание 3
1. Установите связь между таблицами «
Экзамен»
-
[«
Анкета», «
Дисциплины»] Проверьте, как работают связи!!!
СОХРАНИТЬ!!!!!!
Упражнение 7 Система управления базами данных MS Access
Тема: Подчиненные формы.
· Просмотр данных, имеющих отношение один-ко-многим
Допустим, Вам требуется посмотреть данные результатов экзамена
по
каждому студенту в отдельности, либо
по каждой дисциплине
в отдельности, используя уже готовую таблицу, где у Вас занесены общие
результаты по всем студентам и по всем дисциплинам.
Для этого используется механизм создания подчиненных форм.
Задание 1.
Создать подчиненную форму по результатам сдачи экзаменов с выборкой
по каждому студенту в отдельности.
Выполнить последовательно действия:
1. Откройте Вашу базу данных
2. Выберете вкладку «
формы»
3. Нажмите кнопку
создать и выберете опцию «
Мастер форм
»,
не выбирая источник данных, нажмите кнопку
ОК
4. В окне «
Создание форм» выберете из списка
Таблицы/запросы таблицу «
Экзамен» (это будет
подчиненная
форма»). Поместите в «
выбранные поля» поля «
дисциплина»,
«студент», «результат контроля»
5. Не выходя из окна «
Создание форм», выберете из списка «
Таблицы/запросы» таблицу «
Анкета» (это будет
главная форма
) и поместите в список «
Выбранные поля» поле «
Фамилия» .
6. Нажмите кнопку
далее, в результате откроется следующее
окно диалога «
Создание форм». В этом окне Вам предстоит
определить главную и подчиненную таблицы.
7. Щелкните мышкой по таблице «
Анкета».
8. Обратите внимание на
правую часть окна: в
верхней
части отображаются поля
главной («
Анкета»), а в
нижней части –
подчиненной («
Экзамен») таблицы.
9. Выбрать опцию «
подчиненные формы»
10. Определив главную и подчиненную таблицы, нажмите кнопку
далее .
11. Выберете
внешний вид –
табличный
12. Выберете
стиль на Ваше усмотрение
13. Форму назвать «
Анкета для экзамена», название подчиненной
формы не изменять.
14. Нажать
готово .
Созданная форма вполне приемлема для использования.
Попробуйте
менять фамилию студента ( используйте кнопки
перемещения по записям внизу окна) , и Вы увидите как меняется
содержимое таблицы «Экзамен». Причем информация, появляющаяся в таблице
относится только к выбранному Вами студенту.
Убедитесь в этом!!! В этой форме явно лишняя информация в
подчиненной таблице «Экзамен», ведь
вполне достаточно фамилии
студента, которая появляется вверху над результатами контроля. Это можно
исправить в конструкторе форм в следующем упражнении.
Упражнение 8 Система управления базами данных MS Access
Тема: Форматирование форм.
Внешний вид формы можно изменить:
· Изменить стиль
· Изменить шрифт
· Добавить надписи
· Удалить ненужные поля
· Вставить рисунок, диаграмму и.т.д.
Задание 1
Измените стиль формы «
Анкета» по своему усмотрению, для этого:
· Откройте форму в режиме
конструктора
· Нажмите на панели инструментов кнопку «
Автоформат»
· Выберете нужный
стиль
Задание 2
1. Измените
цвет фона и
цвет шрифта для каждого
поля по своему усмотрению
2. Вставьте на место поля «
код »
рисунок:
· Нажмите кнопку «
рисунок» на панели инструментов, щелкните
мышкой по тому месту , где должен быть рисунок (поле «код») и выберете
любой из файлов в папке
«Programm Files\Microsoft Office\Clipart».
Задание 3
1. Попробуйте изменить
размер поля для ввода фамилии
по
высоте, для этого надо щелкнуть мышкой по этому полю и изменить
появившиеся границы поля.
2. Измените шрифт (размер,вид,цвет .) для поля «Фамилия»
Задание 4
1. Убрать в подчиненной форме «
Экзамен» поле «
Студент»:
· Открыть форму «
Анкета для экзамена» .(В подчиненной
форме «
Экзамен» желательно убрать поле «
Студент», так как
фамилия уже присутствует в верхней части формы)
· уберите поле «
студент»:
ü Открыть форму в режиме конструктора
ü Выделить поле «
студент» и «
вырезать» это поле.
2. Выйдите из режима конструктора и посмотрите, как теперь
выглядит форма
Упражнение 9 Система управления базами данных MS Access
Тема: Выбор данных из таблиц с помощью запросов
Вы уже познакомились с конструктором запросов, когда использовали их
для подстановки в качестве источника строк при построении таблиц.
Задание 1
1. Добавьте в таблицу “
Экзамен” поле “
Преподаватель” со
следующими характеристиками:
· Тип данных –
текстовый
· Подпись –
преподаватель
· Подстановка – используйте поле со списком (
источник строк –
таблица “
преподаватели”
Задание 2
У Вас в таблице «Экзамен» должно быть не менее 20 записей и эти
записи должны содержать информацию:
· Не менее, чем по
трем дисциплинам
· Оценки должны быть
разные ( от отлично до неудовлетворительно )
· Студенты должны быть из
разных групп ( хотя бы из
двух)
Убедитесь в том, что записей в таблице достаточное количество, в
противном случае добавьте новые записи.
Задание 3
2. Создайте
запрос по выбору записей, содержащих студентов,
сдавших все экзамены на «
отлично». Для этого надо выполнить
следующие действия:
· Выбрать в окне базы данных вкладку «
Запрос», нажать
кнопку
Создать .
· В окне диалога «
Новый запрос» выберете опцию «
Конструктор»
· Access предложит Вам выбрать таблицу, выберете таблицу «
Экзамен», нажмите кнопку
добавить и закройте окно диалога.
· Из таблицы последовательно выберете поля «
Студент», «
дисциплина», «
результат» и перетащите выбранные поля по
очереди в бланк запроса.
( можно просто
дважды щелкнуть мышкой по каждому полю).
· В строке «
условие отбора» введите условие:
ü Щелкните по кнопке «
построить» на панели управления
ü В появившемся построителе щелкните по кнопке «
Like»
ü Напечатайте
Like “
отлично”,
ОК.
· Закройте окно конструктора запросов.
3. Сохраните запрос с именем “
Запрос по отличникам”
4. Откройте созданный запрос и убедитесь в том, что выборка была
сделана правильно
Задание 4
1. Создайте аналогичный запрос по двоечникам и сохраните с
именем
«Запрос по двоечникам»
2. Откройте созданный запрос и убедитесь в том, что выборка была
сделана правильно
Задание 5
1. Создайте запрос на
выборку записей по результатам контроля
по дисциплине, которую преподает
Быковская (можно выбрать
другого преподавателя).
Запрос сохраните с именем «
Запрос по дисциплине»
2. Откройте созданный запрос и убедитесь в том, что выборка
была сделана правильно
Задание 6
1. Создайте на базе таблица «
Анкета» запрос для
формирования списка студентов, которые родились
с 1 мая 1979 года по 31 декабря 1979года.
Для формирования запроса Вам следует вызвать построитель выражений (
кнопка «
построить») и выбрать в списке операторов - оператор
сравнения
Beetween, нажать кнопку «
Вставить»,
ОК
Теперь откорректируйте появившееся выражение следующим образом:
Between #01.05.79# And #31.12.79# .
Если вдруг оказалось, что таких студентов в Вашей группе нет ,
измените условия запроса.
Запрос
сохранить с именем «
Запрос по дате рождения»
2. Откройте созданный запрос и убедитесь в том, что выборка была
сделана правильно
Задание 7
Создайте формы для всех запросов ( автоформа ленточная )
Желательно, чтобы режим запросов должен быть организован только для
просмотра нужной информации, а не для ее корректировки.
Задание 8
Закрыть доступ к корректировке базы данных в режиме запросов.
Чтобы в режиме запросов нельзя было бы изменить информацию в базе
данных надо выполнить следующие действия:
1. Открыть форму для запроса в
режиме конструктора
2. Пометить поле и правой кнопкой вызвать свойства помеченного
поля, затем на вкладке «
данные» установить свойство «
Блокировка» –
Да.
Аналогично
установите Свойство
«Блокировка – Да» для всех
полей во всех формах для запросов (формы для запросов Вы создали в
Задании
Упражнение 10 Система управления базами данных MS Access
Тема: Построение отчетов.
Вы уже научились создавать таблицы, вводить и редактировать в них
данные как в самих таблицах, так и при использовании форм. Вы
можете также просматривать и анализировать базу, выбирая нужную
информацию с помощью запросов. Результаты просмотра и анализа могут
быть представлены в виде отчетов.
В этом упражнении Вы научитесь создавать и оформлять отчеты для их
последующей распечатки.
Задание 1
1. Создать отчет
по результатам сдачи экзаменов, используя
таблицу «
Экзамен». Для этого выполните последовательность
действий:
ü Откройте вкладку «
отчеты»
ü Нажать кнопку
создать , выбрать
Мастер отчетов
, в качестве
источника выбрать таблицу «
Экзамен»
ü Перенести в «
выбранные поля» следующие поля:
¨ Дисциплина
¨ Группа
¨ Студент
¨ Результат контроля
ü Нажать
далее .
Теперь надо определить, требуется ли
сгруппировать данные по
какому-либо из полей.
Поля, по которым будет осуществляться
группировка, помещаются в
верхней части правого списка в
отдельной рамке и выделяются на экране
синим цветом.
ü Выбрать группировку по
дисциплине, нажать
далее
ü Задать режим сортировки в возрастающем порядке по полю «
Студент», нажать
далее.
ü Определить вид
макета - «
Ступенчатый» (или на
свое усмотрение , можете поэкспериментировать), нажать
далее
ü Выбрать
стиль на свое усмотрение, нажать
далее
ü Задать имя отчета «
Отчет по экзаменам», нажать кнопку «
Готово».
Отчет готов, можете просмотреть его в режиме «
Файл\Предварительный
просмотр».
Для того, чтобы привести отчет в требуемый вид, его можно
откорректировать в режиме конструктора.
Задание 2
1. Откройте Ваш отчет в режиме
конструктора
2. Теперь, пользуясь теми же приемами, что и при форматировании
форм (напоминаю - надо
выделить изменяемое поле ,щелкнуть
правой мышкой и и выбрать пункт «
свойства»), измените в
отчете
в области заголовка и в
области данных размер
шрифта на
12, каждое поле (столбец) раскрасьте
разным
цветом и.т.д.
3. Обычно в
заголовке отчет размещают
дату печати отчета.
Для размещения даты выполните следующие действия:
ü Выберете на панели инструментов кнопку поле
аб!
ü Установите указатель мыши на место в области
верхнего
колонтитула, где Вы
предполагаете разместить
поле даты.
В отчете появится связанный обьект, состоящий из поля ввода и надписи
к нему.
ü Выделите надпись связанного поля и удалите ее, нажав клавишу
“
delete”, Вы подобную операцию выполняли, когда работали с
флажком.
ü Выделите поля ввода, где будет размещаться дата, и откройте
для него окно свойств (правой мышкой ).
ü Перейдите на вкладку
данные и нажмите кнопку
построителя
... На экране откроется окно диалога «
Построитель выражения».
ü Откройте раздел «
Встроенные функции» папки «
Функции
» и, используя функцию
Now из списка функций, задайте
выражение
Now () , нажав последовательно кнопки
вставить
,
ОК.
ü Нажмите кнопку раскрытия списка
свойства “
Формат
” вкладки “
Макет” и выберете устраивающий Вас формат отображения
даты в отчете.
1. Отчет сохраните с именем «
Экзамен»
4. Просмотрите отчет
5. Аналогично созданию отчета “Экзамен” создайте отчет “
Зачет”
Упражнение 11 Система управления базами данных MS Access
Тема: Создание кнопок управления.
Кнопки используются в формах для выполнения определенного действия или
ряда действий.
Задание 1
1. Создать
кнопки выхода из всех форм, которые Вы создали:
ü Анкета,
ü Преподаватели
ü Дисциплины
ü Группы
ü Экзамен
ü Зачет
Начнем с формы «
Анкета»
¨ Открыть форму в режиме конструктора
¨ Установите режим использования мастера на панели элементов (
кнопка «
Мастера»)
¨ Выберете инструмент Кнопка на панели элементов.
¨ Установите указатель мыши на место в форме, в котором Вы
предполагаете расположить
кнопку для выхода из формы и
нажмите кнопку мыши. Запускается мастер создания кнопки конструктора
форм
В первом окне диалога расположены два списка:
Категории и
Действия
¨ Выберете в списке
Категории пункт «
Работа с формой
», а в списке «
Действия» пункт «
Закрытие формы»,
далее .
¨ В окне «
Создание кнопок» введите
текст «
Выход»,
Далее .
¨ Задать
имя кнопки «
Выход из анкеты»,
готово
Теперь можно выйти из конструктора и попробовать, как работает кнопка.
Задание 2
Создать
кнопки выхода для
всех форм ( в том числе и
запросов), которые Вы создали:
Задание 3
Создать кнопки выхода для
всех отчетов, которые Вы создали:
Оформление кнопок можно изменить в режиме конструктора, используя правую
мышку «
Цвет текста»
Упражнение 12 Система управления базами данных MS Access
Тема: Создание кнопочных форм
Кнопочная форма есть не что иное, как Меню для работы в базе
данных. В меню может быть несколько вложенных подменю. Вы будете
создавать меню следующей структуры:
Схема меню
В этом меню 3 уровня
Задание 1
1. Создать меню 1-го уровня:
ü
Закройте все таблицы, формы, отчеты, запросы
ü Выберете пункт меню «
Сервис/ Надстройки/ Диспетчер кнопочных
форм», в ответ на вопрос
« Создать кнопочную форму?» нажать кнопку
Да . Перед
Вами окно
диспетчера кнопочных форм
ü Нажать кнопку «
Изменить»
ü Ввести название кнопочной формы
« Студенты ПФ СКАГС»
ü Нажать кнопку
Закрыть .
ü Нажать кнопку
создать
ü В окне «
Создание» ввести текст «
Формы» ,
ОК .
ü Нажать кнопку
создать .
ü В окне «
Создание» ввести текст «
Запросы» ,
ОК .
ü Нажать кнопку
создать .
ü Аналогично создать следующие страницы кнопочной формы :
«
Отчеты», «
Выход»
2. Создать меню
2-го уровня
Теперь последовательно будем раскрывать каждый пункт меню 1-го уровня
(для наглядности можно ориентироваться на схему меню).
¨ Отметить курсором главную кнопочную форму «
Студент» и
нажать кнопку
Изменить
¨
Создать элемент кнопочной формы
¨ Текст «
Формы»
¨ Команда «
Переход к кнопочной форме»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «
Формы»,
ОК .
¨
Создать элемент кнопочной формы
¨ Текст «
Запросы»
¨ Команда «
Переход к кнопочной форме»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «
Запросы»,
ОК .
¨
Создать элемент кнопочной формы
¨ Текст «
Отчеты»
¨ Команда «
Переход к кнопочной форме»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «
Отчеты»,
ОК
¨
Создать элемент кнопочной формы
¨ Текст «
Выход»
¨ Команда «
Выход из приложения»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «
Выход»,
ОК .
Закрыть окно «Изменение страницы кнопочной формы», Вы
вернулись в окно
«Диспетчер кнопочных форм»
3. Создать меню
3-го уровня:
Установить курсор на страницу «
Формы» и нажать кнопку
изменить .
Вы находитесь в окне «
Изменение страниц кнопочной формы»
¨
Создать элемент кнопочной формы
¨ Текст «
Анкета»
¨ Команда «
Открытие формы в режиме редактирования»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «
Анкета»,
ОК .
¨
Создать элемент кнопочной формы
¨ Текст «
Преподаватели»
¨ Команда «
Открытие формы в режиме редактирования»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «
Преподаватели»
ОК .
¨
Создать элемент кнопочной формы
¨ Текст «
Дисциплины»
¨ Команда «
Открытие формы в режиме редактирования»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «
Дисциплины»
ОК .
¨
Создать элемент кнопочной формы
¨ Текст «
Группы»
¨ Команда «
Открытие формы в режиме редактирования»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «
Группы»
ОК .
Вы создали меню для ввода и корректировки информации в базу данных
, теперь создадим меню для вызова запросов
Задание 2
Создать меню 3-го уровня для вызова запросов.
Закрыть окно «
Изменение страницы кнопочной формы», если Вы
в нем находитесь. Вы опять в
диспетчере кнопочных форм
Установить курсор на страницу «
Запросы» и нажать кнопку
изменить . Вы находитесь в окне «
Изменение страниц кнопочной
формы»
¨
Создать элемент кнопочной формы
¨ Текст «
Запрос по двоечникам»
¨ Команда «
Открытие формы в режиме редактирования»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «
Запрос по двоечникам», ОК .
Аналогично создать элементы кнопочной формы для других запросов:
Задание 3
Создать меню 3-го уровня для просмотра отчетов, выполнив действия
аналогичные действиям при создании меню для форм и запросов
Задание 4
1. Закройте
диспетчер кнопочных форм
Теперь в Вашей Базе на вкладке «
Формы» появилась новая форма с
именем
«Кнопочная форма».
2. Откройте эту форму и проверьте как работает меню
Упражнение 13 Система управления базами данных MS Access
Тема: Использование кнопок управления для перехода из одного
уровня Меню в другой.
Задание 1
В Вашем Меню имеется
одна кнопка
выхода, настроенная
на выход из базы данных
Создайте на каждом уровне кнопки управления для возврата на более
высокий уровень ( выход в меню «
Студенты ПФ СКАГС»).
1.
Закройте все таблицы, формы, отчеты, запросы
2. Выберете пункт меню «
Сервис/ Надстройки/ Диспетчер кнопочных форм».
3. Отметить страницу «
Формы», нажать кнопку
изменить
4. Создать новый элемент кнопочной формы с элементами:
¨ Текст -
Выход
¨ Команда –
Переход к кнопочной форме
¨ Кнопочная форма - «
Студент»,
ОК
5. Закрыть окно «
Изменение страницы кнопочной формы»
6. Отметить страницу «
Запросы», нажать кнопку
изменить
7. Повторить действия
пункта 4. для создания кнопки выхода
из пункта меню «
Запросы»
8. Аналогичные кнопки создать для пункта меню «
Отчеты»
9. Закрыть диспетчер кнопочных форм
Задание 2
Открыть кнопочную форму и проверить как работают кнопки перехода с
второго уровня на первый
Упражнение 14 Система управления базами данных MS Access
Тема: Оформление Меню для работы с базой
Меню работы с базой можно внешне изменить , дополнив его рисунками,
значками, изменить размер кнопок, изменить шрифт надписей пунктов меню
и.т.д. Кроме того создав Меню работы с базой желательно от
посторонних глаз скрыть окно базы данных, чтобы пользователь
разработанного ВАМИ программного продукта
не смог увидеть и
изменить таблицы, запросы, макросы.
Задание 1
1. Изменить шрифт надписей пунктов меню:
¨ Открыть
кнопочную форму в режиме
конструктора
¨ Выделить мышкой то место, где может быть надпись пункта меню
«
Формы»
¨ Выбрать пункт меню «
Вид\свойства», (либо просто щелкнуть
правой мышкой )
¨ Откройте вкладку «
Макет» и можете на свое усмотрение изменить:
ü Размер шрифта
ü Цвет текста
ü Цвет границы
ü Насыщенность
2. Аналогично можно изменить оформление для всех пунктов меню,
сделайте это!!
3. Теперь можно выйти из режима конструктора и посмотреть, как выглядит
кнопочная форма(Это и есть главное меню для работы с базой данных ).
Задание 2
1.
Вставьте рисунок в кнопочную форму на
пустое
место
слева от меню:
ü Открыть
кнопочную форму в режиме конструктора
ü Щелкните правой кнопкой
по пустому месту справа от меню
ü Выбрать пункт «
Свойства»
ü Выбрать вкладку «
Макет/ Рисунок», нажать кнопку
. .
ü Выбрать рисунок в папке
С:\Windows
2. Оформление можно продолжать дальше, меняя цветовые гаммы
оставшегося места на панели Меню.
Задание 3
1. Скрыть окно базы данных:
ü Выбрать пункт меню «
Сервис / Параметры запуска»
ü Убрать флажок «
Окно базы данных»
2. Закрыть базу данных, и открыть ее вновь, перед Вами сразу
появится Меню.