Научная Петербургская Академия

Реферат: Обов'зки секретаря

Реферат: Обов'зки секретаря

Міністерство освіти і науки України

Тернопільський державний

технічний універститет

імені Івана Пулюя

Реферат на тему:

Обов’язки секретаря

Підготував: ст. гр. МВ-ІІІ

Лізогуб О.О.

Прийняла: Савченко Т.О.

Тернопіль- 2000

Зміст

· Трохи з історії.

· Можливості секретаря-референта.

· Основні функції секретаря.

· Сучасні вимоги.

· Класифікація секретарів.

· Обов'язки.

· Висновок.

1. Трохи з історії.

Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім з

секретарів виділилися нотаріуси.

А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово

перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І

тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.

2. Можливості секретаря-референта.

Секретар це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що

прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий

день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки

секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він

трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно і продумано одягнутий,

охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти

спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати

питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс»

справи, що дозволяє вільно виходити з скрутних ситацій, зокрема, не бачити і

не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на

насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь

в проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні

дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати

запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення,

наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого

товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми

світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації,

правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність

роботи відділів і навіть всієї установи.

Основні функції секретаря.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень

загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені

відповідно до основних функцій секретаря:

· знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-

документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими

технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);

· знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її

внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і

додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;

· знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи

фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і

прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при

плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.

Сучасні вимоги.

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними

якостями:

· мати професійний імідж;

· добре володіти мовою і письмом;

· володіти хорошою пам'яттю;

· добре орієнтуватися у часі;

· тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

· уміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;

· освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;

· бути енергійним, проявляти ініціативу;

· швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;

· підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

· контролювати фінанси офісу;

· бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Класифікація секретарів.

Є декілька позицій, які займають секретарі:

RECEPTIONIST дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить

відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій

посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння триматися

і акуратність.

На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку

дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER,

який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального директора

або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа,

відповідає на кореспонденцію як на украінській, так і на англійських мовах,

супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім

даним, акуратності, організованості, виконавчості . Такий секретар повинен

бути не тільки виконавцем, але і ініціатором. Знати, що відповісти, як

зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости з

секретаря в менеджери.

Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на

очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би

безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі

внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному

ефективному функціонуванні фірми, в створенні психологічного клімату в

колективі надзвичайно важлива і не замінима.

Обов'язки.

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі

своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

· облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої

кореспонденції для доповіді керівництву;

· оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних

документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п..;

· підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними

підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних

посвідчень і інших документів;

· оформлення протоколів розсилок виписок з них;

· аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і

пропозиціями по них;

· підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад,

конференцій, семінарів і з'їздів;

· прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

· організація прийомів відвідувачів;

· прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і

розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ

до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по

бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:

1. технічне забезпечення роботи керівника;

2. підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення

засідань, нарад;

3. організація прийому працівників і відвідувачів;

4. телефонне обслуговування;

5. підготовка відряджень;

6. організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

7. стенографування;

8. контроль за святковими і ювілейними датами;

9. обробка пошти;

10. машинописні роботи;

11. збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;

12. збір матеріалів для доповідей і мов керівника;

13. ведення табеля обліку робочого часу і т.д.

Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені і доповнені іншими. Але

і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в

зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності і

культури праці секретаря.

Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах стресу. У

цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати

завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення.

3. Висновок.

Пам'ятайте: ваші помилки це помилки тієї посадової особи, в структурному

підрозділі якого ви працюєте.

Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні питання: Що треба

зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?

Небагато роздуму, трішки здорового глузду, оперативності і все готове. Якщо

ви цілеспрямована і організована, ділова, доброзичлива в спілкуванні з

оточуючими і приваблива, то професія секретар чекає вас.

Перелік посилань

При написанні реферату використовувались найновіші дані з комп’ютерної мережі

Internet. Джерело інформації розташоване на сайті наукової бібліотеки

Національного університету "Києво-Могилянська академія" за адресою:

http://www.ukma.kiev.ua/ukmalib/UKRAINE/ukraine.html. Також використовувались

дані з інших цифрових бібліотек.

Лізогуб Олег

В рамках проекту “Працюй головою”

Е-mail:



(C) 2009