Реферат: Документооборот фирмы стандарты
Реферат: Документооборот фирмы стандарты
Международный Славянский Университет
реферат по курсу
«Документационные системы управления»
на тему
«Документооборот фирм. стандарты»
выполнила __________
ФЭИОП, VI курс, с.о.
бухучет и аудит
проверил Поздняков В.Я.
Москва, 1999
План
1. Сущность документационной системы управления
2. Основные нормативно-методические документы по
делопроизводству
3. Правила оформления документов
4. Системы документации
5. Эффективность рациональной системы делопроизводства
Сущность документационной системы управления
В наше время термин «делопро
изводство» определяется следующим образом:
отрасль деятельности, обеспечивающая
организацию работы с официальными документами. Наряду с терм
зводство» в последние го
ды употребляется и синонимичный ему термин
«документационное обеспечение упр
кновение его связано с изменением
организационно-технической основы делопроиз
водства и методологических подхо
дов к его совершенствованию, ставшее возможным
благодаря активному внедрению в сферу ра
боты с документами средств вычислительной
техники и современных информационных технологий
ска и использования информации в управлени
и. Таким образом, те
рмин «документационное обеспечение управ
ления» как бы подчеркивает инфор
мационно-технологическую состав
ляющую в современной организаци
и делопроизводства.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости
и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения
информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной
организации документооборота всегда уделяется большое внимание. Вся
документация учреждения делится на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве,
обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составит
объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для
расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета
эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводств.
В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата , т.к.
всем его работникам приходится иметь дело с документами. В технологической
цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
прием первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация;
контроль за исполнением;
информационно-справочная работа;
исполнение документов и отправка.
руется на понятии «документирование». Под
по установленным правила
ание — регламентированный процесс за
писи информации на бумаге
или ином носителе, обеспечивающий ее юриди
ческую силу. Документирование всегда
определенным правилам, установленными
правовыми нормативными актам
и или выработанными тра
дицией.
Создание документов или документирование может
осуществляться на естественном я
зыке или на искусственных языках с
использованием новых носителей информации. При документирова
нии на естественном языке создаются текстовые
документы — документы, содержащие речевую
информацию, зафиксированную любым типо
м письма или любой системой звукозаписи.
Текстовый документ, созданны
й с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном нос
ителе или видеограмма документа - изображение
документа на экране электронно-лучевой трубки.
При документировании на
искусственных языках создаются документы
на машинных носителях — документы, со
зданные с использованием носителей и способов запи
си, обеспечивающих обработку информац
ии электронно-вычислительной машиной
Важное значение при документировании имеют
средства документирования - ору
дия, используемые человеком для создания
документов. Это могут быть простые орудия
(ручки, карандаши и др.), механические и
электромеханические (пишущие машины,
магнитофоны, диктофоны, фото кино- и
видеотехника н др.); средства автоматизации - компьютерная техника. В
зависимости от используемых средств
документирования различаются способы
документирования (текстовое документирование, кино
фото фонодокументирование, электронное документ
даваемых при этом документо
в.
При использовании простых орудий создаются
рукописные письменные документы (текстовые
документы, информация которых зафиксирована любым
типом письма), изобразительные
документы (документы, содержащие информацию
, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические
документы (изобразительные документы, в которы
х изображение объекта получено посредством линий,
штрихов, светотени). При использовании
записывающей техники -
фоно- (или звуковые) документы;
при применении кино- или видеотехник
и создаются кинодокументы, с помощью
компьютерной техники - письменные документы на
бумажном или электронном носителе, а
также документы на машинных носителя
х.
Документирование предполагает соблюдение
установленных правил запис
и информации, специфических для каж
дого типа документов. Соблюдение эти
х правил придает юридическую силу
создаваемым документам. Юридическая сила —
свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательство
м, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком его оформлен
ия,
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой ра
зновидности документов комплексом
элементов оформления документа (наиме
нование автора документа
, адресата, подпись, дата, номер документа, гр
иф утверждения, печать и др.). Современные требо
вания к оформлению орг
анизационно-распорядительной (административной)
документации зафиксированы в государственном
0-97 «Унифицированные систе
мы документации. Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
Государственным стандартом установлен не только состав рекви
зитов (всего их 29), но и зоны
и последовательность и ра
змещения на документе. Совокупность рекви
зитов документа и схема
их расположения на документе составля
ют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государст
венным стандартом, поэтому для правильного
составления документа необходимо знать не
только реквизиты документа, но и схему (модель)
на документе. Наличие формуляр
а, установленного государственным стандартом,
обеспечивает единство документирования
и единство документации, как в рамках одного
учреждения, так и в целом в стране.
В обществе документы являются основными
носителями управленческо
й, научной, технической, статистической и иной
социально значимой информации.
Документы — носители первичной
информации, именно в документах
информация фиксируется впервые. Это свойс
тво и позволяет отличать документы от други
х источников информации - кн
иг, газет, журналов и др., содержащих переработанную,
вторичную информацию.
Фиксация, отображение информации в
документе обеспечивает
еe сохранение и накопление, во
зможность передачи во времени и пространстве,
ащаться к информации спустя
много времени после ее
создания.
ый документ полифункционален, т.е. одновр
удовлетворять различные челове
документа выделяются общие
относятся:
я сохранения информации, ибо необходимость
зафиксировать информацию
-причина появления любого документа;
социальная: документ является соц
иально значимым объектом, поскольку любой
документ порожден той или иной социальной
потребностью;
коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи
элементами общественной структуры, в частности ме
культурная: документ - средство закрепления
и передачи культурных традиц
всего прослеживается на больш
документов, например в научно-технической доку
ментации находит отражение уровень научного и
технического развития
общества;
К специфическим функциям документа относятся:
управленческая: документ является инструментом управления
, этой функцией наделены так называемые управле
нческие документы (плановые документы, отчетные,
организационно-распорядительные и др.), специально со
здаваемые для реализации целей управления;
правовая: документ является средством закреплен
ия и изменения правов
ых норм и правоотношений в об
ществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты,
изначально создаваемые для фиксации правовых норм
и правоотношений, а
также документы, приобретающие правовую функцию на
время (например, для испол
ьзования в качестве судебного доказательства это
документ);
функция исторического источника: документ выступает
в качестве источника истор
ических сведении о развитии о
функцию приобретает только часть создаваемых в общ
естве документов (примерно 12—14
%) и только после того, как документы выполнят
свои оперативные функции и поступят на хранение
Любой документ, создаваемый в обществе, является
элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему
документации в качестве ее элемента. Под системой документации пон
имается совокупность документов, вз
аимосвязанных по признакам проис
хождения, назначения, вида, сферы деятельност
требований к их оформлению. До настоящего времени
в документоведении не существует непротиворечивой
научной классификации систем документации, видов
и разновидностей документов. При необходимост
и используется эмпирически сложившеес
я разделение документов на системы документации.
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех
ьные и документы личного происхождения. К последним
относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности
или выполнения общественных обязанностей. Это
самая немногочисленная с точки зрения видов и
разновидностей система документации, она включает личную переписку,
воспоминания (мемуары), дневники.
Официальные документы в зависимости от
обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности
подразделяются на управленческие, научные
, технические (конструкторские)
, технологические, производственные и др.
Управленческие документы составляют ядро уч
режденческой документации. Именно они обеспечивают
управляемость объектов как в рамках всего
государства, так и в отдельной организации.
Управленческие документы и составляют собственно объ
ект делопроизводства.
Эти документы представлены комплексом систем
, основными из которых являются сле
дующие системы документации:
организационно-правовая документация,
плановая документация;
распорядительная документация;
информационно-справочная и справочно-аналитическая документация,
отчетная документация;
документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
документация по материально-техническому обеспечению;
документационному и информационному
обеспечению деятельности учреждения и другие
включая и те, которые отражают основную деятельность
например на производственном предприятии - это
производственная документация, в лечебном учре
едицинской документации, в вузе
- система документации по высшему образованию и т.д.
Документы, составляющие одну систе
му документации, связаны единство
м целевого назначения и в комплексе
обеспечивают документирование той или иной
управленческой функции или вида дея
тельности, Так, документы
, составляющие систему плановой документации,
обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной е
му системы. Документы, составляющие систему
распорядительной документации
, обеспечивают регулирование деятельност
и учреждения и ее координацию с деятельностью
ений и лица постоянно меняющихся
социально-экономических условия
х.
Обеспечение документирования - это лишь одна
составляющая делопроизводства, вторая его
составляющая - это организация
работы с документами.
Организация работы с докуме
нтами предполагает организацию
документооборота учреждени
и, хранение документов и и
х использование вл
екущей деятельности учреждения. Доку
ментооборот учреждения - это совокупность
взаимосвязанных процедур, обеспечивающих дви
жение документов в учреждении с момента их
поступления и до завершения исполнения или отправки. В
организации документооборота все документы распр
еделяются по документопотокам, например
, регистрируемые и
нерегистрируемые документы; входящие, исходящие н
внутренние документы; документы
, направляемые в и поступающие из вышестоящих
организаций, или документы, направляемые в или поступаю
щие из подведомственных организаций, и т.д. Под
документопотоком понимается совокупность
документов, выполняющих определенное целевое на
значение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота явля
ется его объем. Под
объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в
организацию и созданных ею в течение определенного
периода времени, как правило года
. Объем документооборота — важный пока
затель, используемый в качестве критери
я при решении вопросов выбора организа
ционной формы делопроизводства
, организации информационно-поисковой системы
по документам учреждения, структуры службы
е штатного состава и др
угих вопросов.
Одна из важнейших функций организации р
аботы с документами -
функция учета документов. Учет документов
обеспечивается их регистрацией-записью учетных
данных о документе по установленной форе,
фиксирующей факт создания документа, его отправки
или получения. Наряду с функцией учета документов
регистрация позволяет осуществлять контроль и
сполнения документов, вести поиск документов по
запросам подразделений н работников
документоо6оротавпонятие «организа
ция работы с документами» входит
хранение документов и их использование в
деятельности учреждения. Система хранения
овокупность средств, способов и приемов учета и
систематизации документов с целью их поиска и
использования в текущей дея
тельности учреждения. Для системы
хранения документов наиболее
значимыми являются понятия «номенклатура дел»
номенклатурой дел понимается систематизированный
дел, формируемых в де
лопроизводстве учреждения, расположенных в
определенной последовательности с указанием сроков их
хранения; под делом понимается совокупность документов по отдельно
му вопросу или /участку
деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательност
и и подшитых в отдельную обложку
. Рассмотренные в данном разделе тер
мины составляют основу терминосистемы
документационного обеспечения управления (де
лопроизводства). Большинство рассмотренных терминов —
делопроизводство, документ, реквизит, формуляр,
система документации,
.документооборот и др.,— обозначают основные, базовые понятия
научной дисциплины, но наряду с данными понятиями
используются другие понятия, раскрывающие отдельные специфические
стороны изучаемой предметной области,
2. Основные нормативно-методические документы по делопроизводству
Нормативно-методическая база делопроизводства - это
ментирующих технологию создания, обработки
ования документов в текущей деятельно
сти учреждения, а также регла
ментирующие работу службы делопроизводства - ее
, штаты, техническое обеспечение и некоторые
другие аспекты.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства
Российской Федерации, регла
ментирующие вопросы документационного обес
печения на федеральном уровне;
.. .
правовые акты федеральных органов исполн
и: министерств, комитетов, служб, агентств и
др.) как общеотраслевого, так и ведомственного
характера;
правовые акты органов представительной и исполн
ктов Российской Федерации и их территориальны
ентирующие вопросы делопроизводства
;
правовые акты нормативного и инструктивного характ
документы по делопроизводству учреждений,
организаций и предприятии.
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственную систему документационного обеспечения управления.
документам и службам документационного обеспечения
(ГСДОУ);
Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
Законодательство Российской Федерации
дента, Правительства Российской
ральных органов исполнительной власти в области
документационного обеспечения
Документационное обеспечение
- важнейшая сторона деятельности любого учреж
дения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации
регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения
деятельности физических (граждан) и юридически
х лиц.
Основу гражданского законодательства составляет
Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октя
кодекс определяет правовое положение участ
ников гражданского оборота, основания возникновения
и порядок осуществления права собственности и други
х вещных прав, прав на ре
зультаты интеллектуальной деятельности
(интеллектуальной собственности, регулирует
договорные и иные обязательства, а также другие
имущественные и связанные с н
неимущественные отношения. Участниками регулируе
аконодательством отношений являю
тся граждане и юридические лица. В регулиру
емых гражданским законодательством отношениях
могут участвовать также Российская Федерация,
субъекты Российской Федерации и муниципальные образован
ия.
правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает в
иды и разновидности документов, со
здаваемых в целях фиксации актов гражданских
рекращения, подтверждения правоотношений и др.
Например, ст. 51 и последующ
ие части Гражданского кодекса устанавливают
и создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юр
160 устанавливает письменную форму сделки и основные требо
вания, предъявляемые к ней; ст. 307 определяет
ательства одной стороны (физич
дического лица) в пользу другой стороны; ст.
420-453 содержат общие положения о договоре,
включая положения о форме, особенностя
м заключения, изменения и расторжения договора.
ы работы с информацией и документацией регулиру
Закон Российской Федерации "0 стандартизации" от 10
ет правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для
органов управления, предприятий и предпринимателей, общественн
ых объединений, и определяет меры государ
ственной защиты интересов потребителей и
государства посредством разработки и применения
нормативных документов по стандарти
зации. Закон устанавливает порядок проведения
работ по стандартизации, виды документов по
нение, осуществление государственного контроля и
надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность
акона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые дру
гие аспекты. Закон «О стандартизации" воз
ложил на Комитет Российской Федерации по
стандартизации, метрологии
н сертификации (Госстандарт России)
формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации,
осуществление государственного контроля и надзора за соблюдение
м обязательных требований государственных
стандартов, участие в работах по
международной (региональной) стандартизации, организацию профессионал
ьной подготовки н переподготовки кадров в обл
асти стандартизации, установление правил применения международны
х (региональных) стандартов, правил, норм н рекомендаций по стандарти
зации на территории Росс
ийской Федерации, если иное не установлено ме
ждународными договорами Российско
й Федерации. В развитие этого закона
Правительством Российской Федерации 12
февраля 1994 г., принято постановление
«Об организации работ по стандартизации,
обеспечению единства измерений» серт
ификации продукции н услугу утвердившее
х пользования федеральны
м фондом государственных стандартов, общероссийски
х классификаторов технико-эконо
мической н социальной информации
(ОКТЭИ), международных (региональных) стандартов
и о порядке опубликования государственных стандартов и 0
1СГЭИ и ряд другим постановлений и
ьный закон Российской Федерации «Об и
нформации, информатизации и защите информации,
устанавливает, что информационные ресурсы (документы н массивы документов)
являются объектами отношений физических, юри
дических лиц» государства и защищаются законо
м наряду с другими ресурсами. Законом устанавл
ивается правовой режим создан
использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования
информации; право собственности на отдельные
документы н отдельные массивы документов,
документы и массивы документов в информационных системах; категории информации
по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты
информации,
Документирование информации — обязательное условие для ее включения в инфор
мационные ресурсы —осуществляется в порядке,
устанавливаемом органами государственной власти
а организацию делопроизводства, стандарт
изацию документов и их
массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут
быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в
собственности граждан, органов государственной власти, органов
местного самоуправления, органи
заций и общественных объединений. Российская
Федерация и субъекты Российской Федерации являются
собственниками информационных ресурсов, со
здаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет
средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации,
полученных путем иных установленных законом
способов. Государство имеет право выкупа документированной информации у
физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к
государственной тайне. Собственник информационных
ресурсов, содержащих сведения, отн
есенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью
только с разрешения соответствующих органов государственно
й власти. Документы и массивы до
кументов, созданные за счет средств физических и юридических ли
ц, а также приобретенные ими на законных основаниях и полученные
в порядке дарения или наследования, являются
юридических и физических лиц. Субъекты, пре
дставляющие в обязательном пор
ядке документированную информацию в органы
государственной власти и организации, не утрачивают
свои права на эти документы и на использование
ащейся в них. Документированная информация, представляе
мая в обязательном порядке в органы государственной власти и орган
изации юридическими лицами независ
имо от их организационно-пр
авовой формы и форм собственности
, а также гражданами, формирует
информационные ресурсы, находящиеся в совместном
владении государства и субъектов, представляющим
эту информацию. Информационные ресурсы
, являющиеся собственностью государства
, находятся в ведении органов государственной
ий в соответствии с их компетенцией, подлежат
е государственного имущества. Информационные ресурсы
могут быть товаром, за иск
аев, предусмотренных
законодательством Российской Федерации.
Собственник информационных рес
и правами, предусмотренными законодател
ьством Российской Федерации, в том числе он
имеет право:
назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение
информационными ресурсами, или оперативно
е управление ими;
своей компетенции режим и правила обработки
, защиты информационных ресурсов и доступа к ни
м;
определять условия распоряжения
документами при их копировании и
распространении.
Граждане, органы государственной власт
и, органы местного самоуправления, организации
и общественные объединения обязаны представлять
документированную информацию органам и
организациям, ответственным
за формирование и использование государственны
х информационных ресурсов.
Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента «Об
основах государственной политики в сфер
постановлениях Правительства «Об информационном
обеспечении предпринимательства в Российской Фе
4 г., «Об улучшении информационного обеспечения
населения Российской Федерации» от 12 января
участии в международном информаци
онном обмене» от 4 июля 1996 г № 85-ФЗ
направлен на создание условий для эффективного участия России в
международном информационном обмене в рамках
единого мирового информационного пространства, на защиту интересов Российской
Федерации, субъектов Российской Федерации
и муниципальных образований, защиту интересов,
и юридических лиц при международном информационном
обмене. Закон определяет: объектом между
народного информационного обмена может быть документированная информация
, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги,
средства международного информационного обмена, а его субъекта
ми - Российская Федерация) субъекты Российской
Федерации, органы государственной власти и органы
идические лица Российской Федерации
, физические и юридические лица иностранны
х государств, лица без гражданства.
Закон устанавливает: право собственности на информа
ционные продукты и средства международного
ограничения при осуществлении международного
информационного обмена (ограничения на вывоз),
использование средств междунаро
дного информационного обмена (защита конфи
денциальной информации), пополнени
е государственных информационных ресурсов
Российской Федерации путем международного
информационного обмена, доступ к сре
дствам международного информационного обмена
и иностранным информационным продуктам
и другие вопросы междунаро
дного информационного обмена.
Закон Российской Федерации «О государственной тай
г № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи
с отнесением сведений к государственной тайне, их
рассекречиванием и защитой
в интересах обеспечения безопасности Российской
арственной тайне закон относит защищаемые
государством сведения в области его военной, внеш
неполитической) экономической, ра
зведывательной) контрразведывательной и
оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может
нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Закон устана
вливает полномочия государственных органов
и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту
государственной тайны, перечень сведений, составля
ющих государственную тайну, порядок засекречивания
и рассекречивания сведений и
распоряжение сведениями) составляющими государственную тайну, поря
док ее защиты, контроль и надзор за обеспечением
государственной тайны и другие вопр
осы.
Положения этого закона нашли развитие в Указе
Президента Российской Федерации «Об утверждении
перечня сведений) отнесенных к государственной
тайне» от 30 ноября 1995 г., постано
влении Правительства Российской Федерац
ии «О перечне сведений, которые не могут соста
влять коммерческую тайну» от 5 декабря
постановлении Пенсионного фонда России
составляющих конфиденциальную информацию
» от 30 августа 1996 г. и др.
Основы законодательства Российской Федераци
и об Архивном фонде Российской Ф
едерации и архивах, принятые Верховным Советом
Российской Федерации 7 июля 1993 г., направлены на
совершенствование организации ар
хивного дела в стране, предотвращени
е порчи, уничтожения, хищения, не
законной скупки, продажи, приобретения и выво
за архивных документов за границу, регулируют
цию хранения, учет, использование архивов
и архивных фондов и управление ими
, обеспечивают сохранность
архивных документов, их всестороннее использование
общества и государства; определяют понятия основных терминов арх
ивного дела (Архивный фонд Российской
Федерации, архивный доку
мент, архивный фонд, архи
Архивного фонда Российской Федерац
ии в его государственной и негосударственной
раво собственности на архивы, порядок п
ередачи этого права и его защиты, систе
му управления архивным делом в Росс
ийской Федерации, порядок хранения
, комплектования, учета и использования ар
хивных документов; определяют ответственность за нарушен
ие законодательства об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах и принципы
международного сотрудничества в области архивного
дела.
В развитие Основ законодательства об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах приняты: Ука
з Президента Российской Федерации от 17 марта 1
9Э4 г. «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской
Федерации», постановление Совета Ми
нистров — Правительства Российской Федерации от 3 марта 19
93 г «О порядке ведомственного
хранения документов и организации их в делопрои
Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности,
тесно связанные с
документационным обеспечением, например создание
атизированных н телекоммуникац
ионных систем (закон Российско
й Федерации «О правовой охране программ для
другие указы и постановления),
законы и иные правовые акты в области связи:
федеральные законы «О связи
95 г. и «О почтовой связи» от 9 августа 19
95 г, Почтовые правила от 22 апреля 1992 г, принятые Советом глав
администраций связи Регионального содружества в
области связи, и другие правовые нормативные акты.
3. Правила оформления документов
Каждый документ состоит
из отдельных составляющих его эле
ментов) которые называются рекви
зитами (подпись) печать) текст) название в
ида документа и
т.д.)- Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным обра
зом, составляет его формуляр. Формуляр,
характерный для определенного вила документов,
называется типовых формуляром.
Формуляр-образец разрабатывается при создании сист
емы документирования и представляет собой графиче
му построения документа
. Он устанавливает форматы) размеры полей)
Государственный стандарт Российской Федерации
Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Систем
а организационно-распорядительной доку
ОРД «Требования к оформлению документов» устана
вливает почти максимальный набор реквизитов
управленческих документов и их
месторасположение на бумажном носителе информации, Всего установлено 29
реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть р
еквизитов зависит от вида документа) то на
конкретном документе их будет гораздо меньше.
Установлен следующий состав реквизитов:
Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях,
предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а
также органов власти.
Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на
бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской
Федерации. На бланках документов могут дополнитель
но воспроизводиться также утвержденные в устано
вленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.
Эмблема
организации ила товарный
знак (03). Эмблема предприятия — это
рафическое изображение. В качестве э
мблемы, как правило) испол
зображение эмблемы облегчает поиск документа,
ание предприятия или учреждения эмблемой не
допускается. Эмблему размещают на левом поле
документа на уровне названия организации или на
верхнем поле документа.
ормы документа (5). Код по Общероссийскому
классификатору организаций и предприятий
арегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским
способом. Этот код является своеобразным подтверж
дением правомочности
организации – автора документа .Код по
Общероссийскому классификатору управле
нческой документации {ОКУД) должен
соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в
классификаторе управленческой документации. Этот реквизит
впечатывается при составлении конкретного ви
да документа.
06 - наименование организации
07 - справочные данные об организации
08 - наименование вида документа
07, 08). Данный реквизит указывает в
документе наименование организации) являющейся
автором документа, оно должно соответствовать наи
менованию) закрепленному в ее учредительных
документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наим
енование вышестоящей организации. Все эти наимено
вания даются в именительном падеже.
Если организация подведомственна одновременно
нескольким органам управления или общественным
степеней подведомственности. Если имеется двойное
подчинение министерству и местным
органам власти, - то в документе ука
зывают только наименование
Честных органов власти.
Наименования организаций субъектов Российской
ду с русским языком в качестве государственного нацио
нальный язык) печатают на двух языка
х - русском н национальном. Сокращенное наименование органи
зации приводят в тел
случае, когда оно закреплено в учредительных
документах организации.
Сокращенное наименование ( в скобках
) помещают ниже полного. Наименование на
иностранном языке воспроизводят в тех
случаях, когда оно закреплено в уставе (положени
Наименование на иностранном языке располагают ниже
наименования на русском языке,
территориального отделения, представительства, структурного подразделе
ния организации указывают в том случае, если оно является автором документа,
вания организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
Сведений о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации.
Справочные данные об организации» (07).
Этот реквизит указывается только в служе
могут входить: индекс предприятия связи,
почтовый к телеграфный адрес, номер телетайпа,
телефона, факса, телекса
. На письмах,
относящихся к финансовым вопросам, может быть
проставлен номер сче
та в банке.
реквизит является одним и
з важнейших, поскольку позволяет судить о
назначении данного документа, определяет состав, реквизитов
и структуру текста. Наименование вида документа
регламентируется уставом (положением об
организации) и проставляется на все
х документах, за исключением писем
и факсов) и печатается прописными буквами.
Дата(09). Дата является одним из
основных реквизитов документа)
которые обеспечивают его юридическую силу.
Датой документа является дата его подписания или
утверждения) для протокола -дата
проведения заседания. Если авторами документа
является несколько opгaнизаций, то датой
документа считается наиболее поздняя дата
подписания.
Даты в документе оформляются цифровым способом в
следующей последовательности: число, месяц,
год. Также дату можно оформлят
ь в соответствии с международным стандарто
в.
В текстах нормативных документов, а также со
финансового характера, допускается применять
словесно-цифровой способ оформления дат.
Например: 22 августа 1996 г. В факсах, телеграммах и телефо
проставляются часы и минуты.
Одновременно с датой проставляют регистрационный
номер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение
документа под которым он введен в информационно-поисковую систему органи
зации. Для внутренних документов (например)
приказов) это обычно порядковый №
дела с начала года, Для исходящих документов
он складывается из нескольких частей: ин
декс структурного подразделения,
№ дела по номенклатуре, где будет храниться
копия документа после его отправки, порядковый №
документа.
.
составленных совместно несколькими
организациями, регистрационные номера проставляют чере
з косую черту в
порядке указания авторов на документе.
регистрационный номер а дату документа (II)
. Этот реквизит проставляется только на
ответных письмах. Дата
и номер для ссылки переписываются и
з инициативного письма.
способом: на № 02-13/36 от 04
^09.98.
Место составления или издания (12).
Место составления или издания документа обя
зательно указывается в том случае,
если затруднено его определение по реквизитам
именование организации
» и «справочные данные об организации»
целесообразно его проставление на всех документах
, Место давления или издания указывают с учетом
принятого административно-территориального
деления, и оно включает только общепринятые
входит в почтовый адрес.
кументу (13)
реквизит проставляется в случае
, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е. се
кретную или информацию. В первой строке данного
реквизита вставляться следующие отметки:
служебного пользования), "Секретно",
«Совершенно секретно».
Адресат (14).
Гриф утверждения документа (15)
Резолюция (16)
Данный реквизит является обя
всех документов. Заголовок может отсутствовать на
выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные
письма). Заголовок должен быть
максимально коротким и точным. В
заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для
эффективного поиска, регистрации
документов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строке заголовка должно быть не б
олее 28 знаков. Точка в конце заголовка не
ставится. Заголовок должен грамматически
согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос
— о приеме на работу положение — о бу
хгалтерии - протокол - собрания акционеров должностная инструкция — менедж
ера по кадрам
яется на документах, исполнение которых взято на
особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква
«К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом,
фломастером или специальным штампом
«Контроль», Располагается на уровне
заголовка на левом поле документа.
Текст документа (19).
ляют на русском или национальном язы
ке в соответствии с законодательством
Российском Федерации и субъектов Российской Фед
ерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском язык
е при направлении их в федеративные органы
государственной власти, органы государственной власти
субъектов Российской Федерации: на предприятия, в организации и их объ
единения, не находящи
еся в ведении данного субъекта Российской Фед
женные на территории других су
бъектов Российской Федерации. Тек
цы, связанного текста.
Подпись (21),
Подпись - это один из основных способо
в удостоверения документов. По
дпись является обязательным реквизитом. Подпись
на документе проставляет лицо, которое несет
ответственность за содержание данного документа.
Подписывается, как правило
, только первый экземпляр
документа. В состав подписи входят:
наименование должности лица, под
писывающего документ (полно
е, если документ оформлен на бланке
^организации, и сокращенное
, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (иниц
иалы и фамилия) без
кавычек и скобок
анности должностного лица с указанием его фактичес
кой должности и фамилии. При этом не допускае
тся ставить предлога»,
или косую черту перед наименованием должности,
Граф согласования (22). Визы (23).
Согласование —это предварительное рассмотрение
проекте документа. Согласование может быть внешнее и вну
треннее.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта:
согласование с конкретным должностным лицом и
согласование с коллегиальным органом. Гриф
согласования располагают ниже реквизита "Подпись
» или на отдельном листе согласования. Лист
согласования составляется, когда содержание доку
мента затрагивает интересы нескольких организа
ций или лиц, о чем делается отметка на мест
е грифа согласования.
Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.
Если должностное лицо, с которым согласовывается
документ, имеет какие-то
замечания, дополнения или не согласен с док
ументом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом
ечания прилагаются».
документах виза проставляется на последнем листе
первого экземпляра. На исходящих
- на последнем листе того экземпляра, к
оторый будет оставлен в учреждении.
Печать (24).
тренных специальными нормат
ивными актами, удостоверяющих права
лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая
подлинность подписей. Печать должна быть
хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования
личаются печати гербовые и печати
гербовые печати не используются.
Отметка о заверении копии (25),
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
копии состоит из
заверительной надписи —«Верно», наи
менования должности сотрудника, завер
ившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Отметка об исполнителе (26).
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем
мент для разъяснения и уточнения
затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или
фамилию, имя, отчество) исполнится документа
и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со
стандартом, на лицевой или оборотной стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении докуме
). Данный реквизит проставляется на
исполненных документах, подлежащ
их списанию в дело для последующего хранения и
использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело проставляется на первой странице документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело должна быть подписана и датирована
исполнителем документа, руководителем
структурного подразделения, в котором
исполнен документ.
зацию (28).
По возможности ставится на первом листе входящ
, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит
включает в себя:
щей организации, дату поступления документа, его вх
одящий регистрационный
иска документа (29). Данный рекви
зит может включать и
мя диска, файла, содержащего дан
ный документ и другие поисковые данные.
4. Системы стандартов
соответствии с законом Российской Федера
стандартизации», принятым 10 июня
безопасности продукции, работ и услуг для окружающей сре
ды, жизни, здоровья и и
мущества;
технической и информационной совместимости, а. также взаимозаменяемости
продукции;
качества продукции, работ и услуг в соот
ветствии с уровнем развития науки
нологии; единства измерений;
экономии всех видов ресурсов;
безопасности хозяйственных объектов с учетом риска
возникновения природных и техногенных
катастроф и других чрезвычайны
х ситуаций;
обороноспособности и мобилизационной готовности
страны. К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории
нашей страны, относятся;
стандарты Российской Федерации (ГОСТ); применяемые
дународные (региональные) стандар
ты, правила, нормы и рекомендации по
стандартизации; общероссийские классификаторы тех
нико-экономической и социальной
информации;
стандарты отраслей; стандарты предприятий; стан
дарты научно-технических, инженерных обществ н д
ругих общественных объединений.
Государственные стандарты разрабатываются на
межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их
распространения, сферы их дейст
вия и даты их введения определяются
государственными органами управления, которые их
принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стан
дарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной
Госстандарт России; они вводятся в действие после
их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стан
дартами, обязательны для всех государственны
х органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт
России и иные специально уполномоченные
государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют
зательных требований государственных стандартов.
территории нашей страны, объединены в единую
Государственную систему стандартизации - иерар
хически организованную систе
му классификации и кодирования самих
государственных стандартов,
Серия 1 Государственной системы стандартизации
содержит комплекс основополагающих стандартов, в
которых закреплены положения о порядке разработки
ртов о построении, изложении и оформлении стандартов, их у
тверждении, регистрации и введении в действие, о
порядке внесения изменений в стандарты) отмены
стандартов и др., например ГОСТ I.РO
-92. Государственная сист
ема стандартизации Российской Федерации: Основные положения.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на ун
ифицированные системы документации и
Единую систему классификации н кодирования
технико-экономической информации:
система классификации и кодирова
ния технико-экономической инфор
мации;
анные системы документации,
нтов в коммуникативном формате;
ГОСТ 6.10.4-34. Унифицированные системы документаци
и. Придание юридической силы документам на
машинном носителе и машинограмме, создаваемым
средствами вычислительной те
оложения;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы до
кументации. Требования к построению
формуляра-образца;
система внешнеторговой документации.
Формуляр-образец: ГОСТ 6.10.7-90. Единая система
внешнеторговой документации.
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы
документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования
к оформлению документов;
Делопроизводство и архивное дело. Термины
и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрац
ии первого терминологического стандарта в 1970
г.).
Унифицированные системы документации
В целях сокращения количества применяемых в
деятельности учреждений, организаций и предприятий
документов, типизации их формы
, снижения трудовых, вре
атериальных затрат на их подг
отовку и обработку, достижения инфор
мационной совместимости автоматизированн
ых Баз данных в народном хозяйстве проводятся
работы по унификации документов и создан
ию унифицированных систем документаци
совокупности взаимоувязанных унифиц
ированных форм документов, обеспечивающих документированное представление
данных в определенных видах
хозяйственной деятельности, средств
их ведения, нормативных и методических материа
лов по их разработке и применению, В ос
нове создания УСД лежит метод ун
ификации -установление единообразия состава и форм управленческих доку
при решении однотипных управленческих функций и
рабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации,
обеспечивающие интегрированную автоматизированную
обработку данных, содержащихся в УСД (см. раз
дел 2.5). В настоящее время действует восемь
УСД:
унифицированная система организационно-распорядительной документации;
унифицированная система банковской документации;
унифицированная система финансовой» учетной и
отчетной бухгалтерской документации бюджетны
организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации
предприятий;
унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
унифицированная система внешнеторговой документации.
соответствующими министерства
ми н ведомствами, которым поручена эта работа.
актуальном состоянии осуществляется их ведение,
предусматривающее внесение изменений и дополнений
в контрольный массив унифицированных форм
документов по мере необходимости.
Общероссийские классификаторы
технико-экономической и социальной информации
Важными средствами информационного обеспечения
таких областях, как экономика, статист
ика, банковское дело, таможенное дело
, внешнеэкономическая деятельность, являются класси
фикаторы технико-экономической и социальной
информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данны
м в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные доку
стематизированный свод наименований объ
ектов, представленных как класс
своенные им коды, Классифика
ции и кодированию подлежат социальные и экономи
ческие объекты и их свойства, информац
ия о которых используется в деятельности
органов власти и управления и содержится в
унифицированных формах документов.
В настоящее время разработано и действует 37
общероссийских и продолжающих действоват
фикаторов. Совокупность классификаторов
технико-экономической н социальной информации,
еских и нормативно-технических
ю и внедрению, а также или иной област
и договариваются, что понимать, какое по
нятие вкладывать в тот или
з этого следует, что содержа
нке понятия, обозначенного термино
м, может быть понято только через его дефин
ицию - краткое логическое определен
ивающее существенные отличител
ьные признаки предмета ил
ие и границы. Поэтому всегда, когда речь идет о
существо, содержание раскрывает определение.
5. Эффективность рациональной системы делопроизводства
В управленческой деятельности, как прави
ло, решаются задачи двух типов: оригинальные
унифицировать и стандартизовать в полно
ния. Для повторяюшихся однотипны
х задач в большинстве случаев целесообразно
стандартизовать как технологию и
информации.
ироком смысле понимается
уменьшение
многообразия типов н видов изделий одинаковог
о функционального
назначении. Применительно к управл
ентам унификация заключается в установлении единообраз
управленческих документов,
создаваемых в процессе осуществления однотипны
х управленческих функций н за
дач.
Стандартизация — это
форма юридического
закрепления результат
В практике совершенствования
документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываютс
я государственные стандарты на терминологию
делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлени
ю управленческих документов.
Основная цель унификации и стандарти
зации - создание таки
х систем документации, применение которых бу
дет экономически эффективно, приведет
к увеличению времени на творческ
ие элементы управленческого труда, повысит
общую культуру управления
. Унификация н стандартизац
ия документов— основные направл
ения
совершенствования документации, ведущие к
снижению затрат на управленческие документы.
Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:
термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;
организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;
классификаторы управленческих функций; управленческая документация.
Документы давно стали объектами унификации н
СССР первые стандарты появились в 1
тех пор несмотря на отдельные перерывы, ведутся
и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой рабо
те привлечены все ведущие
министерства и ведомства,
Работы по унификац
ии и стандартизации активно в
едутся и за рубежом. Стандарти
зацию документов в течени
е длительного времени проводят
ации по стандартизации ря
ные организации, Национальные стандарты на
документы существуют в Германии, Бельгии,
Великобритании, Норвегии, Швеции, Ф
инляндии, Болгарии и других странах.
и документов, в частности внешнеторговых,
более десяти международных организаций, в том числе
Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии
(ЕЭК), Международная органи
зация стандартизации
(НСО) и др. Роль и значение унификации и
стандартизации документов особенно возросли в
связи с применением в управлен
ии компьютерных технологий.
Унификация управленческих документов
предполагает: унификацию состава и форм докум
управленческой деятельности. Унификация состава документов
организации заключается в отборе и закреплении ко
мплекса документов, необходимых и достаточны
х для решения управленческой задач. В ре
зультате унификации состава документов
исключаются формы документов, не вызванные д
ействительными потребностя
ми управления, и состав документов организации может быть
значительно сокращен. Унификац
ия форм документов заключается
в отборе н закреплении в унифицированных
формах документов информационных пока
зателей и реквизитов, соответствующих назна
чению документов, и у
становлении единых требований к их
составлению и оформлению.
Результаты унификации состава документов
Табеле форм документов, а результаты унификации
Альбоме форм документов, применяемых в
Деятельности организации.
Для автоматизации процесса документооборота, эффективного информационного
обеспечения процесса управления и принятия решений целесообразно создать
информационную система документооборота.
Такая система автоматизирует рутинные операции по обработке корреспонденции,
а также позволяет контролировать исполнение поручений руководителя и
вышестоящих организаций. Банк данных системы должен содержать информационно-
поисковые образы всех документов, поступающих и/или исходящих из организации,
включая официальные нормативные правовые документы.
Реализация программного обеспечения системы возможна на базе современных
информационных технологий с использованием программных продуктов Staffware и
Microsoft FoxPro. Система состоит из восьми рабочих мест, объединенных в
локальную вычислительную сеть под управлением операционной системы UnixWare
Application Server. Рабочие места пользователей представляют из себя IBM-
совместимые персональные компьютеры с операционной оболочкой Microsoft
Windows.
Рассмотрим подобную систему на примере функциональной структуры
информационной системы документооборота Москомприроды.
Структура системы включает восемь основных функционально выделенных
автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых ориентировано на
решение специфических задач, в т.ч.:
1. АРМ Председателя Москомприроды - предназначено для осуществления
оперативного контроля за исполнением поручений руководителей Комитета,
подготовки различных отчетов и справок.
2. АРМ администратора системы - предназначено для осуществления
административного управления работой системы - рабочее место Начальника
Организационного управления Москомприроды.
3. АРМ по приему и обработке входящей корреспонденции - предназначено для
регистрации входящей корреспонденции (от юридических лиц), внесения резолюций
руководства.
4. АРМ по контролю за движением и исполнением документов -предназначено
для оперативного контроля за движением документов, текущего контроля за
исполнением поручений руководства Москомприроды и подготовки административных
отчетов.
5. АРМ по выдаче справок и обработке писем и жалоб граждан - предназначено
для оперативной выдачи отчетов и справок о движении документов, а также для
работы с письмами и обращениями граждан (физических лиц).
6. АРМ по контролю исполнения документов, представляемых в Москомприроду
на экспертизу - предназначено для оперативного контроля за движением
предпроектных, проектных и других видов документов, представляемых в
Москомприроду на экологическую экспертизу и в отдел нормирования вредного
воздействия на окружающую среду, и подготовки административных отчетов по их
прохождению для руководства Москомприроды.
7. АРМ по обработке исходящей корреспонденции - предназначено для
регистрации исходящей корреспонденции.
8. АРМ системного оператора - рабочее место дежурного оператора,
обеспечивающего контроль функционирования системы и ее системное
администрирование.
Структурная схема прохождения корреспонденции в ИСОУ приведена на рис.1
рис. 1. Функциональная структура информационной системы документооборота
Москомприроды
Список используемой литературы
1. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.:
ИНФРА-М, 1998
2. "Секретарское дело", спецвыпуск журнала, Тула.:1996
3. Самыкина И.В. "Практическое руководство для секретаря". - М.: БИНОМ, 1995
4. Материалы Москомприроды по созданию информационной системы
документооборота (1998 г.)